Durée de conservation de vos documents

Des tableaux d'archivage à valeur nationale ont été établis par le ministère de la Culture : ces circulaires, classées par thèmes, sont consultables sur le portail France archives.

Comment lire un tableau de gestion des archives ?

Un tableau d’archivage est divisé en quatre colonnes :

- 1ère colonne : typologie des documents autrement dit la description des documents produits ou reçus ;

- 2ème colonne : durée d’utilité administrative (DUA) : il s’agit de la durée minimale pendant laquelle le document peut être utile à la gestion administrative courante et doit être conservé dans votre service ;

 - 3ème colonne : sort final : une fois la DUA dépassée, les mesures de conservation (et de versement dans un service d'archives), de tri ou d’élimination peuvent être pratiquées. Le sort final est indiqué sous une forme codée : 

C ou V : versement et conservation définitive aux Archives (donc rédaction d’un bordereau de versement),

E ou D : destruction sans versement aux Archives (donc rédaction d’un bordereau de demande de visa d'élimination),

T : tri, c'est-à-dire destruction d’une partie des dossiers et versement de l’autre aux Archives départementales pour conservation définitive.

- 4ème colonne : observations : cette colonne est destinée à donner des explications sur les documents, sur les procédures administratives dont ils dépendent et sur les modalités de tri à appliquer.