Procédure de versement de vos archives

Un "versement" consiste à transférer au service d'archives compétent les documents à conservation définitive et n’ayant plus d’utilité immédiate pour le service qui les a produits.

A qui verser vos archives ?

Fonctionnaire du Conseil départemental du Val-de-Marne et de ses établissements publics :

les Archives départementales sont votre service d'archives de référence et accueillent vos archives historiques. Vous pouvez consulter l'intranet (onglet "au quotidien", rubrique "archives") ou lire la brochure "Vos archives, qu'en faire pour éviter l'enfer ?" pour retrouver tous nos conseils sur l'archivage et les formulaires en téléchargement direct.

Fonctionnaire de l'Etat dans le Val-de-Marne :

les Archives départementales sont votre service d'archives de référence : nous vous aidons à définir les documents éliminables et accueillons vos archives historiques.

Fonctionnaire d'une mairie ou d'un EPCI :

Chaque collectivité est responsable de la conservation de ses archives (lien vers la partie mairie ). Consultez l'annuaire des services d'archives du Val-de-Marne pour vérifier si votre collectivité dispose d'un service d'archives constitué prêt à accueillir vos archives historiques et à vous conseiller sur les procédures de versement et d'élimination.

Fonctionnaire d'un établissement public hospitalier (hors AP-HP) :

les établissements hospitaliers sont tenus par l’article 7 du Règlement des archives hospitalières d’assurer la conservation de la totalité de leurs archives "au siège de l’établissement". N'hésitez pas à contacter les Archives départementales pour connaître le nom de votre correspondant archives et pour tout conseil sur l'archivage.

Pour verser vos dossiers aux Archives, suivez les étapes ci-après :

Classer les dossiers et les conditionner :

Avant leur transfert aux Archives, les documents proposés doivent être ordonnés selon le plan de classement du tableau de gestion et conditionnés. Les dossiers de même nature seront expurgés de leurs doubles, brouillons et formulaires vierges, puis regroupés et rangés dans un ordre logique (par exemple chronologique ou alphabétique) dans des boîtes d’archives standard.

Seuls les documents sous forme de registres ou en boîtes d'archives (format recommandé : 10-12 cm ; exceptionnellement 15 cm) seront acceptés. Toute opération nouvelle doit être précédée d’un contact avec le service d'archives communales ou départementales compétent.

Remplir et faire valider le bordereau de versement par les Archives

Les boîtes doivent être numérotées de 1 à l’infini, sans bis ni ter ; toute autre indication est inutile.

Les documents proposés doivent être décrits avec précision dans le bordereau de versement : pour chaque boîte, intitulé du dossier et dates extrêmes au minimum. De la qualité de vos indications dépendra la facilité et la rapidité de vos recherches ultérieures. Sa rédaction mérite donc toute votre attention. N’hésitez pas à vous reporter au modèle commenté, téléchargeable dans la rubrique "En savoir plus..." ci-dessus, pour le compléter.

Pour obtenir un formulaire électronique modifiable de bordereau de versement, envoyez un message aux Archives départementales ou à votre service d’Archives compétent.

Un premier essai, portant sur 3 ou 4 boîtes, sera impérativement transmis pour validation par courrier électronique au service d'archives compétent. Si cette obligation n’est pas respectée, les corrections à apporter au bordereau seront à la charge du service versant.

Remplir le « volet amiante » attenant au bordereau de versement

Vos archives ont été conservées dans un bâtiment construit avant 1997 ? Vous devez obligatoirement compléter un « volet amiante » pour lever le doute concernant une éventuelle contamination des archives.

Les Archives départementales du Val-de-Marne doivent prendre en compte ce risque en vérifiant le dossier technique amiante (DTA) du bâtiment d'où proviennent les archives à verser pour s'assurer que les archives ont bien été conservées dans un lieu sain, conformément à la circulaire MCCC1519022C du 5 août 2015 concernant les préconisations pour la prise en compte du risque d'exposition à l'amiante dans les services d'archives.

Le « volet amiante » vous invite à fournir les informations concernant les lieux de conservation des archives que vous souhaitez verser, et, le cas échéant, le dossier technique amiante des bâtiments concernés.

Faire valider le bordereau de versement par les Archives

Le bordereau de versement complet et validé sera transmis simultanément sous forme papier en trois exemplaires (signés par le chef de service) et sous forme électronique. Vous recevrez alors un courriel autorisant le versement et vous attribuant un numéro de référence (n° W) à reporter sur chaque boîte à verser.

Procéder au versement

Prenez contact au préalable avec les Archives pour fixer la date du versement.

Après le transfert et la vérification de conformité du versement, un exemplaire signé du responsable des Archives vous sera retourné : conservez-le précieusement dans votre service car il est la preuve du transfert de responsabilité dans la conservation de vos dossiers. Il vous sera également très utile pour les recherches ultérieures dans les dossiers archivés.