Procédure d'élimination

L’élimination est la procédure réglementaire qui consiste à détruire (après tri) des documents dont la conservation n’est plus justifiée et qui ne présentent d’intérêt ni pour l’administration ni pour la recherche historique.

Toute destruction d’archives publiques est interdite sans le visa préalable du directeur des Archives départementales qui a délégation du Préfet pour autoriser la destruction de documents publics : l’élimination matérielle de documents est un acte irréversible dont il faut impérativement conserver la trace. Les documents à éliminer sont définis par les tableaux d'archivage.

Pour effectuer des éliminations d’archives, suivez les étapes ci-après :

Vérifier quels sont les documents éliminables : en vous reportant aux tableaux d’archivage pour vérifier le sort final et la durée d’utilité administrative de vos dossiers ;

Remplir le bordereau d’élimination en indiquant :

• le type de documents à éliminer,
• les dates extrêmes (année du document le plus vieux et le plus récent)
• le nombre de boîtes ou le métrage.

Transmettre le bordereau de demande de visa d’élimination sous forme papier en trois exemplaires aux Archives départementales du Val-de-Marne (10 rue des Archives – 94054 CRETEIL CEDEX) pour validation.

Au retour du document signé par le directeur des Archives départementales, détruire physiquement les archives, par incinération, recyclage ou broyage.

Les archives ne doivent jamais être laissées sur la voie publique ou à portée du public. Elles doivent être détruites de façon confidentielle, en présence d’un agent de l’administration. Si vous faites appel à un prestataire spécialisé, celui-ci doit vous remettre en fin d'opération un certificat de destruction.