Procédure de versement

Pour verser vos minutes et répertoires de plus de 75 ans aux Archives départementales, il faut :

Pour préparer le versement, il convient de respecter les "fonds", en regroupant les documents issus d'une même étude et en les reclassant par exercice de notaire chronologique (en distinguant si nécessaire l'étude principale des études qui ont pu lui être rattachées) et par ordre chronologique.

Vous placez en tête les répertoires, par étude et dans l'ordre chronologique, puis classez les minutes à la suite.

Pour faciliter les transferts, vous conditionnez les minutes dans des boîtes d'archives (format recommandé : 10-12 cm ; exceptionnellement 15 cm) et vous numérotez tous les documents à transférer de 1 à l’infini, sans bis ni ter.

Si certains documents sont en mauvais état (s'ils présentent par exemple des traces d’humidité ou de moisissures, des trous laissés par les insectes ou les rongeurs), nous vous recommandons de nous signaler les boîtes concernées et de les isoler dans des caisses à part, afin d'éviter toute propagation de l’infestation.

  • Remplir et faire valider le bordereau de versement par les Archives départementales

Les documents proposés doivent être décrits avec précision sur un bordereau de versement (le fichier au format excel de ce bordereau de versement vous sera envoyé sur simple demande par mail). Pour chaque boîte ou registre, vous préciserez le nom du notaire et les dates extrêmes (mois et année). De la qualité de vos indications dépendront la facilité et la rapidité de vos recherches ultérieures.

N’hésitez pas à vous reporter au bordereau commenté pour plus d'indications.

Un premier essai, portant sur les répertoires et une dizaine de boîtes sera impérativement transmis pour validation par mail.

Le bordereau de versement complet et validé sera transmis simultanément sous forme papier en trois exemplaires (signés par le responsable de l'étude) et sous forme électronique. Vous recevrez alors un courriel autorisant le versement et vous attribuant un numéro de référence (3E ou cote des documents déjà versés par l'étude comme 2E/CCX).

  • Procéder au versement.

Le transfert des documents est à votre charge : prenez contact au préalable avec les Archives départementales pour fixer la date du versement.

Après le transfert et la vérification de conformité du versement, un exemplaire signé du directeur des Archives départementales vous sera retourné : conservez-le précieusement dans votre service car il est la preuve du transfert de responsabilité dans la conservation de vos dossiers. Il vous sera également très utile pour les recherches ultérieures dans les dossiers archivés.

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