Qu'est-ce que le "contrôle scientifique et technique" du directeur des Archives départementales ?

Agent de l’Etat, le directeur des Archives départementales exerce, sous l’autorité du Préfet, le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques. Il vérifie, par des contrôles sur pièces ou sur place, les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination, de traitement, de classement, de conservation et de communication des archives communales et intercommunales.

Les communes et groupements de communes doivent ainsi :

• demander un visa d'élimination avant toute destruction de documents publics ;
• avertir immédiatement le Préfet et les Archives départementales en cas de sinistre (incendie, inondation, contamination...), de détournement ou de soustraction d’archives ;
• informer le Préfet et les Archives départementales de tous projets de travaux de construction et d’aménagement concernant des locaux d'archivage, qu’ils soient définitifs ou provisoires, par l'envoi de plans et de descriptif des travaux, au moins deux mois avant le lancement d’un appel d’offres et la demande de subvention ;
• demander l’approbation pour tous travaux de restauration, de reliure, de microfilmage ou de numérisation d’archives, dans un souci de sécurité des documents ;
• déclarer au directeur des Archives départementales tout projet d'externalisation de la conservation des archives courantes et intermédiaires auprès de prestataires agréés et lui soumettre le projet de contrat de dépôt pour l'externalisation, ainsi que le prescrivent les articles L212-10, R212-2 et R212-4, R212-19 à R212-22 et R212-49 à R212-54 du Code du Patrimoine.

Si votre commune ou votre EPCI dispose d'un service d'archives constitué, l'archiviste doit en outre veiller à :

• adresser au Préfet et aux Archives départementales un procès-verbal de récolement topographique (qui tient lieu d'inventaire de prise en charge) dans l'année qui suit son entrée en fonction ;
• rédiger et remettre au Préfet et aux Archives départementales un rapport annuel d'activité ainsi qu'un exemplaire des instruments de recherche élaborés chaque année;
• faire valider ses tableaux de gestion des archives afin de faire vérifier leur conformité avec les règles de tri en vigueur, conformément aux articles L212-10, R212-2 et R212-4 et R212-55 à R212-56 du Code du Patrimoine.

Tous ces aspects sont rappelés dans la note d'information DGP/SIAF/2013/005 du 31 octobre 2013 et son annexe 1 listant les actions constitutives du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.