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Archives mode d'emploi

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Maire ou fonctionnaire municipal

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Propriétaires de leurs archives, les communes et groupements de communes sont responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs documents historiques (articles L212-6 et L212-6-1 du Code du Patrimoine).

 

Le directeur des Archives départementales exerce au nom du Préfet le contrôle scientifique et technique sur ces archives publiques et leurs conditions de conservation, de traitement, d'élimination et de communication.

En parallèle, l'équipe des Archives départementales vous conseille et peut répondre à toutes vos questions sur le classement, les tris et éliminations, l'aménagement des locaux,…

Les archives qu'est-ce que c'est ?

Les notes et rapports que vous recevez, vos courriers papier ou électroniques, les photographies du magazine et du site internet municipal, la liste des élèves inscrits à l'école maternelle ou élémentaire, les plans du gymnase construit cette année par les services techniques, qu’ils soient stockés sur papier, sur un disque dur, une clé USB ou un serveur, sont des archives au même titre que les registres de l’Etat civil, les délibérations du Conseil municipal et les dossiers de permis de construire.

 

Tous vos documents d'activité sont, dès leur création, des archives, que le Code du Patrimoine définit comme :

"l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" (article L211-1).

Vos documents communaux sont des archives publiques car ils procèdent :

"de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, […d'une] des collectivités territoriales" françaises (article L211-4 du Code du Patrimoine).

Quelles sont vos responsabilités en matière d'archives ?

Propriétaires de leurs archives,les communes et groupements de communes sont responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs documents historiques sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat.

 

En outre, le Code général des collectivités territoriales prévoit parmi les dépenses obligatoires de la commune "les frais de conservation des archives communales" (article L 2321-2, alinéa 2) : le Conseil municipal doit donc inscrire dans son budget cette dépense obligatoire pour l’entretien du fonds d’archives (frais de reliure des délibérations du Conseil et des arrêtés, frais d'achat de boîtes d'archives mais aussi frais pour des conditionnements spécialisés destinés à des listings ou à des plans, frais de personnel et d’entretien des locaux, frais de restauration de documents abîmés,…).

 

Les archives communales et intercommunales sont des archives publiques ; à ce titre, elles sont imprescriptibles et inaliénables car elles font partie du domaine public mobilier : elles ne peuvent être ni données, ni vendues ni détruites sans autorisation de l'État.

Elles sont placées sous la responsabilité civile et pénale du maire ou du président de l’EPCI, qui auront à répondre pénalement pour tout détournement ou destruction intempestive d’archives (article 322-2articles 432-15 et 432-16 du Code Pénal).

 

Le récolement post-électoral

A chaque renouvellement de municipalité, le maire entrant, qu’il soit réélu ou nouvellement élu, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité, en vertu de l'article 4 de l'arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales.

Une circulaire préfectorale rappelle cette obligation et fournit un formulaire et un modèle de ce procès-verbal de récolement qui transfère la responsabilité des archives du maire sortant au maire entrant. Pour obtenir le fichier word (modifiable) de ce formulaire de récolement, contactez nous.

Une seconde circulaire préfectorale recommande aux présidents d'EPCI de réaliser également ce récolement, dans un souci de bonne gouvernance documentaire.

 

Des restaurations et des reliures de documents exécutées "dans les règles de l'art".

Les Archives départementales veillent à la sécurité des documents conservés dans les collectivités territoriales et exercent donc des missions d'aide et de conseil, mais aussi de contrôle sur la restauration d'archives.

Si un registre est déchiré, si sa reliure est abimée, si un document est atteint de taches suspectes, il ne faut jamais tenter de les réparer soi-même car le scotch et la colle courante risquent de les fragiliser davantage. Il faut faire appel à des professionnels qui effectueront un constat d'état préalable et choisiront des produits et des méthodes conformes aux règles de l'art.

Le service interministériel des Archives de France a mis en ligne un ensemble de ressources sur la protection et la restauration des documents d'archives. Vous y trouverez notamment un manuel pour la reliure et la restauration des documents d'archives, et des conseils pour écrire un cahier des charges pour la restauration de documents sur parchemin, papier ou calque.

Qu'est-ce que le "contrôle scientifique et technique" du directeur des Archives départementales ?

Agent de l’Etat, le directeur des Archives départementales exerce, sous l’autorité du Préfet, le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques. Il vérifie, par des contrôles sur pièces ou sur place, les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination, de traitement, de classement, de conservation et de communication des archives communales et intercommunales.

 

Les communes et groupements de communes doivent ainsi :

 

Si votre commune ou votre EPCI dispose d'un service d'archives constitué, l'archiviste doit en outre veiller à :

  • adresser au Préfet et aux Archives départementales un procès-verbal de récolement topographique (qui tient lieu d'inventaire de prise en charge) dans l'année qui suit son entrée en fonction ;
  • rédiger et remettre au Préfet et aux Archives départementales un rapport annuel d'activité ainsi qu'un exemplaire des instruments de recherche élaborés chaque année;
  • faire valider ses tableaux de gestion des archives afin de faire vérifier leur conformité avec les règles de tri en vigueur, conformément aux articles L212-10, R212-2 et R212-4 et R212-55 à R212-56 du Code du Patrimoine.

 

Tous ces aspects sont rappelés dans la note d'information DGP/SIAF/2013/005 du 31 octobre 2013 et son annexe 1 listant les actions constitutives du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.


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Informations pratiques

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10, rue des Archives
94054 Créteil Cedex
Tél : 01 45 13 80 50
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