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Archives mode d'emploi

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Quelles sont vos responsabilités en matière d'archives ?

Propriétaires de leurs archives,les communes et groupements de communes sont responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs documents historiques sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat.

 

En outre, le Code général des collectivités territoriales prévoit parmi les dépenses obligatoires de la commune "les frais de conservation des archives communales" (article L 2321-2, alinéa 2) : le Conseil municipal doit donc inscrire dans son budget cette dépense obligatoire pour l’entretien du fonds d’archives (frais de reliure des délibérations du Conseil et des arrêtés, frais d'achat de boîtes d'archives mais aussi frais pour des conditionnements spécialisés destinés à des listings ou à des plans, frais de personnel et d’entretien des locaux, frais de restauration de documents abîmés,…).

 

Les archives communales et intercommunales sont des archives publiques ; à ce titre, elles sont imprescriptibles et inaliénables car elles font partie du domaine public mobilier : elles ne peuvent être ni données, ni vendues ni détruites sans autorisation de l'État.

Elles sont placées sous la responsabilité civile et pénale du maire ou du président de l’EPCI, qui auront à répondre pénalement pour tout détournement ou destruction intempestive d’archives (article 322-2articles 432-15 et 432-16 du Code Pénal).

 

Le récolement post-électoral

A chaque renouvellement de municipalité, le maire entrant, qu’il soit réélu ou nouvellement élu, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité, en vertu de l'article 4 de l'arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales.

Une circulaire préfectorale rappelle cette obligation et fournit un formulaire et un modèle de ce procès-verbal de récolement qui transfère la responsabilité des archives du maire sortant au maire entrant. Pour obtenir le fichier word (modifiable) de ce formulaire de récolement, contactez nous.

Une seconde circulaire préfectorale recommande aux présidents d'EPCI de réaliser également ce récolement, dans un souci de bonne gouvernance documentaire.

 

Des restaurations et des reliures de documents exécutées "dans les règles de l'art".

Les Archives départementales veillent à la sécurité des documents conservés dans les collectivités territoriales et exercent donc des missions d'aide et de conseil, mais aussi de contrôle sur la restauration d'archives.

Si un registre est déchiré, si sa reliure est abimée, si un document est atteint de taches suspectes, il ne faut jamais tenter de les réparer soi-même car le scotch et la colle courante risquent de les fragiliser davantage. Il faut faire appel à des professionnels qui effectueront un constat d'état préalable et choisiront des produits et des méthodes conformes aux règles de l'art.

Le service interministériel des Archives de France a mis en ligne un ensemble de ressources sur la protection et la restauration des documents d'archives. Vous y trouverez notamment un manuel pour la reliure et la restauration des documents d'archives, et des conseils pour écrire un cahier des charges pour la restauration de documents sur parchemin, papier ou calque.


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Informations pratiques

Archives départementales du Val-de-Marne
10, rue des Archives
94054 Créteil Cedex
Tél : 01 45 13 80 50
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