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Carte postale "L'histoire se construit aujourd'hui"

"Conserver et valoriser vos archives, c’est transmettre l’histoire et les valeurs de votre association."

Philippe Bordier, président de l’ADAJEP

 

L’histoire des associations de jeunesse et d’éducation populaire  permet d’enrichir la réflexion et la recherche, de faire évoluer les pratiques. Au quotidien, la bonne conservation des archives aide l’association à répondre à des enjeux essentiels : renouvellement de la vie associative, valorisation de l’action, formation interne, etc.

Avec le projet « L’histoire se construit aujourd’hui », l’ADAJEP renforce sa mission historique d’information, d'outillage et de sensibilisation des associations de jeunesse et d’éducation populaire à l’archivage. Ce projet soutenu par le PAJEP, le FONJEP et le CNAJEP, propose des outils concrets pour permettre aux associations d’entrer à leur rythme dans la structuration de la documentation produite afin d’être à même, un jour, d'engager des dépôts de qualité dans des services d'archives. Des fiches intitulées "Mémojep" seront proposées, diffusées et rassemblées sur cette page tout au long de l'année 2018 et 2019.

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Fiches Mémojep

Ces fiches sont des outils pratiques destinées à accompagner les associations. Organisées selon un plan de progression passant en revue les principales problématiques que les associations peuvent rencontrer par rapport à leurs archives, elles constituent des supports de discussion, de réflexion et d'action.

A VENIR - "Dans mon asso, on garde tout !"

1 - "Dans mon asso, on ne retrouve jamais rien !" (141 ko)

2 - "Dans mon asso, on a de vraies pépites !" (146 ko)

Carte postale

La carte postale "Dans mon asso, on cultive l'avenir" est l'outil de promotion du projet à diffuser largement au sein des réseaux pour sensibiliser les associations.

Télécharger la carte postale (1,4 Mo)

Tableau de tri

Un tableau de tri des archives est un outil générique permettant d'avoir accès aux différentes typologies de documents, à comprendre leur importance respective et leur fonction. Il peut ne pas être exhaustif ou parfaitement représentatif, c'est pourquoi il devra être adapté à chaque contexte. Néanmoins, il présente un agencement type des documents produits ordinairement rencontrés, donne des conseils sur leur durée de conservation et utilise des dénominations objectives.

Contrairement aux organismes publics, les associations qui ne sont pas chargées d'une mission de service public sont autonomes et responsables de la conservation de leurs archives. Les préconisations contenues dans ce tableau ne sont donc qu'à titre indicatif. Il est toutefois fortement reccomandé d'adopter au sein de chaque organisme une politique d'archivage raisonnée et concertée.

Le PAJEP n'est pas la seule structure à avoir construit des tableaux de tri à l'usage des associations. Vous pouvez également consulter celui des Archives départementales des Landes ou des Archives municipales de Lyon.

Tableau de tri sur ce qui est à conserver ou à jeter dans les archives d'une association (70 ko)

Grille de saisie

Conserver des archives c'est bien, les identifier c'est encore mieux ! Avoir un instrument général de description des archives permettra à l'association de s'orienter et de prendre des décisions rapides quand au sort des documents. Cet instrument prend souvent la forme d'un tableau qu'on peut nommer tableau de récolement ou grille de saisie. Remplie et régulièrement mise à jour, cette base de données constituera une référence incontournable qu'il conviendra de conserver précieusement. Des informations complémentaires sur la localisation des magasins et des boites d'archives peuvent être apportées.

Grille de saisie d'archives type (9 ko)

Liste des formations en archivistique

Plusieurs universités forment des étudiants à la gestion des archives et peuvent aider n'importe quel organisme à s'entourer d'un stagiaire ou à recruter une personne qualifiée. L'Association des archivistes français (AAF) a crée un panorama global des formations initiales existantes sous la forme d'une carte.

Consulter le panorama des formations de l'AAF

Carte des services d'archives

Chaque département possède un service d'archives chargé d'accueillir en versement les archives publiques et en dépôt ou en don les archives privées (d'associations, de personnes mais aussi d'entreprises, de syndicats, de fondations, etc.) produites sur son territoire. Les archives privées, en effet, complètent et enrichissent les archives publiques. Ces services pourront vous conseiller sur les modalités des dépôts et des dons et la procédure à suivre. L'ensemble du réseau archivistique français est coordonné par le Service interministériel des Archives de France (SIAF).

Consulter la carte des services

Conventions type

Une convention de dépôt ou de don énumère les conditions dans lesquelles le dépôt est effectué et les documents sont communiqués au public. Il stipule qu'un état succinct des documents doit être opéré par le dépositaire : les opérations de tri et d'évnetuelles éliminations seront effectuées par le service dépositaire du fonds. La lettre type d'intention de don est le modèle des Archives du Val-de-Marne et la convention type de dépôt est la version proposée par le Service interministériel des Archives de France (Siaf).

Lettre type d'intention de don

convention_depot_type (203 ko)