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Maire ou président d'EPCI

Propriétaires de leurs archives, les communes et groupements de communes sont responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs documents historiques (articles L212-6 et L212-6-1 du Code du Patrimoine).

Le directeur des Archives départementales exerce au nom du Préfet le contrôle scientifique et technique sur ces archives publiques et leurs conditions de conservation, de traitement, d'élimination et de communication.

En parallèle, l'équipe des Archives départementales vous conseille et peut répondre à toutes vos questions sur le classement, les tris et éliminations, l'aménagement des locaux,…

Les archives, qu'est-ce que c'est ?

Les notes et rapports que vous recevez, vos courriers papier ou électroniques, les photographies du magazine et du site internet municipal, la liste des élèves inscrits à l'école maternelle ou élémentaire, les plans du gymnase construit cette année par les services techniques, qu’ils soient stockés sur papier, sur un disque dur, une clé USB ou un serveur, sont des archives au même titre que les registres de l’Etat civil, les délibérations du Conseil municipal et les dossiers de permis de construire.

 

Tous vos documents d'activité sont, dès leur création, des archives, que le Code du Patrimoine définit comme "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" (article L211-1).

 

Vos documents communaux sont des archives publiques car ils procèdent "de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, […d'une] des collectivités territoriales" françaises (article L211-4 du Code du Patrimoine).

 

Quelles sont vos responsabilités en matière d'archives ?

Propriétaires de leurs archives, les communes et groupements de communes sont responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs documents historiques sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat.

 

En outre, le Code général des collectivités territoriales prévoit parmi les dépenses obligatoires de la commune "les frais de conservation des archives communales" (article L 2321-2, alinéa 2) : le Conseil municipal doit donc inscrire dans son budget cette dépense obligatoire pour l’entretien du fonds d’archives (frais de reliure des délibérations du Conseil et des arrêtés, frais d'achat de boîtes d'archives mais aussi frais pour des conditionnements spécialisés destinés à des listings ou à des plans, frais de personnel et d’entretien des locaux, frais de restauration de documents abîmés,…).

 

Les archives communales et intercommunales sont des archives publiques ; à ce titre, elles sont imprescriptibles et inaliénables car elles font partie du domaine public mobilier : elles ne peuvent être ni données, ni vendues ni détruites sans autorisation de l'État.

Elles sont placées sous la responsabilité civile et pénale du maire ou du président de l’EPCI, qui auront à répondre pénalement pour tout détournement ou destruction intempestive d’archives (article 322-2, articles 432-15 et 432-16 du Code Pénal).

 

Le récolement post-électoral

A chaque renouvellement de municipalité, le maire entrant, qu’il soit réélu ou nouvellement élu, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité, en vertu de l'article 4 de l'arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales.

Une circulaire préfectorale rappelle cette obligation et fournit un formulaire et un modèle de ce procès-verbal de récolement qui transfère la responsabilité des archives du maire sortant au maire entrant. Pour obtenir le fichier word (modifiable) de ce formulaire de récolement, contactez les Archives départementales.

Une seconde circulaire préfectorale recommande aux présidents d'EPCI de réaliser également ce récolement, dans un souci de bonne gouvernance documentaire.

 

Des restaurations et des reliures de documents exécutées "dans les règles de l'art"

Les Archives départementales veillent à la sécurité des documents conservés dans les collectivités territoriales et exercent donc des missions d'aide et de conseil, mais aussi de contrôle sur la restauration d'archives.

Si un registre est déchiré, si sa reliure est abimée, si un document est atteint de taches suspectes, il ne faut jamais tenter de les réparer soi-même car le scotch et la colle courante risquent de les fragiliser davantage. Il faut faire appel à des professionnels qui effectueront un constat d'état préalable et choisiront des produits et des méthodes conformes aux règles de l'art.

Le service interministériel des Archives de France a mis en ligne un ensemble de ressources sur la protection et la restauration des documents d'archives. Vous y trouverez notamment

un Manuel pour la reliure et la restauration des documents d'archives,

et des conseils pour écrire un cahier des charges pour la restauration de documents sur parchemin, papier ou calque.

N'hésitez à pas solliciter les Archives départementales pour demander conseil.

 

Qu'est-ce que le "contrôle scientifique et technique" du directeur des Archives départementales ?

Agent de l’Etat, le directeur des Archives départementales exerce, sous l’autorité du Préfet, le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques. Il vérifie, par des contrôles sur pièces ou sur place, les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination, de traitement, de classement, de conservation et de communication des archives communales et intercommunales.

 

Les communes et groupements de communes doivent ainsi :

- demander un visa d'élimination avant toute destruction de documents publics ;

- avertir immédiatement le Préfet et les Archives départementales en cas de sinistre (incendie, inondation, contamination...), de détournement ou de soustraction d’archives ;

- informer le Préfet et les Archives départementales de tous projets de travaux de construction et d’aménagement concernant des locaux d'archivage, qu’ils soient définitifs ou provisoires, par l'envoi de plans et de descriptif des travaux, au moins deux mois avant le lancement d’un appel d’offres et la demande de subvention ;

- demander l’approbation pour tous travaux de restauration, de reliure, de microfilmage ou de numérisation d’archives, dans un souci de sécurité des documents ;

- déclarer au directeur des Archives départementales tout projet d'externalisation de la conservation des archives courantes et intermédiaires auprès de prestataires agréés et lui soumettre le projet de contrat de dépôt pour l'externalisation,

ainsi que le prescrivent les articles L212-10, R212-2 et R212-4, R212-19 à R212-22 et R212-49 à R212-54 du Code du Patrimoine.

 

Si votre commune ou votre EPCI dispose d'un service d'archives constitué, l'archiviste doit en outre veiller à

- adresser au Préfet et aux Archives départementales un procès-verbal de récolement topographique (qui tient lieu d'inventaire de prise en charge) dans l'année qui suit son entrée en fonction ;

- rédiger et remettre au Préfet et aux Archives départementales un rapport annuel d'activité ainsi qu'un exemplaire des instruments de recherche élaborés chaque année ;

- faire valider ses tableaux de gestion des archives afin de faire vérifier leur conformité avec les règles de tri en vigueur,

conformément aux articles L212-10, R212-2 et R212-4 et R212-55 à R212-56 du Code du Patrimoine.

 

Tous ces aspects sont rappelés dans la note d'information DGP/SIAF/2013/005 du 31 octobre 2013 et son annexe 1 listant les actions constitutives du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.

 

Comment aménager un local d'archivage ?

Quelques règles de bon sens doivent être suivies dans le choix et l'aménagement d'un espace dédié à l'archivage :

- le local doit être sain, non humide, pourvu d'un système de ventilation afin de maintenir une hygrométrie stable (entre 45% et 55% d'humidité relative, avec une variation maximale de 5% par jour) ;

- il doit être bien isolé et muni d'un radiateur afin de maintenir une température stable (entre 16° et 23°C, avec une variation maximale de 2° par semaine et 1° par jour) ;

- il ne doit pas être traversé de canalisations susceptibles de créer des inondations ;

- il doit être équipé d'un système de détection incendie, d'un extincteur et de portes coupe-feu ;

- il doit fermer à clé ;

- il doit être équipé de rayonnages métalliques traités anti-rouille.

 

Pour en savoir plus :

le site du Service interministériel des Archives de France rappelle les règles essentielles :

- Règles de bases pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives (octobre 2009) ;

- Le climat des magasins d'archives : objectifs, moyens, méthodes (2009) ;

- Instruction DITN/RES/2008/005 du 15 juillet 2008 concernant les rayonnages dans les magasins d’archives ;

- Instruction DITN/RES/2008/002 du 9 mai 2008 relative à la présence de canalisations dans les magasins d'archives ;

- Note DITN/RES/2004/001 du 16 juillet 2004 relative à la surcharge à prendre en compte dans les magasins d’archives.

 

Tous les projets de travaux de construction et d’aménagement concernant des locaux d'archivage, qu’ils soient définitifs ou provisoires, sont soumis à l'approbation du Préfet et du directeur des Archives départementales par l'envoi de plans et de descriptif des travaux, au moins deux mois avant tout lancement d’un appel d’offres et toute demande de subvention…

 

Pour les opérations de construction ou d'extension de bâtiments d'archives, une subvention peut être attribuée par le ministère de la Culture, après dépôt d'un dossier à la direction régionale des Affaires culturelles. Le rôle de chaque acteur des subventions et les conditions d'attribution sont précisés par la circulaire DGP/SIAF/2016/005 du 21 mars 2016 relative à l'aide de l'État aux collectivités territoriales et à leurs groupements en faveur de leurs bâtiments d'archives.

 

Comment éliminer des documents ?

Le visa du directeur des Archives départementales est un préalable indispensable à toute destruction de documents des collectivités territoriales.

Pour réaliser des éliminations dans les archives communales ou intercommunales, il convient de

- repérer à l'aide des tableaux d'archivage (instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 et préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 principalement) les grandes séries de dossiers éliminables ;

- rédiger un bordereau de demande de visa d'élimination et le soumettre au directeur des Archives départementales ;

- attendre le retour du bordereau signé pour détruire physiquement les archives.

Vous trouverez ci-dessus un formulaire et un exemple de bordereau d'élimination et en bas de cette page le détail de la procédure d'élimination. Si vous souhaitez obtenir un fichier word (modifiable) du formulaire, si une étape de la procédure ne vous paraît pas claire ou si les documents que vous souhaitez faire éliminer ne figurent pas dans les tableaux d'archivage, n'hésitez pas à demander conseil aux Archives départementales.

 

A noter : quelques documents peuvent être éliminés sans autorisation, parce qu'il ne s'agit pas d'archives :

- les formulaires vierges périmés ;

- la documentation : imprimés divers périmés, coupures de presse, revues, publications officielles (Journal officiel, Bulletin officiel d'un ministère ou d'une autre collectivité territoriale, …)

et de manière générale tous les documents produits en exemplaires multiples par un organisme extérieur et rassemblés pour le suivi d'une affaire.

Conservez cependant un exemplaire de toute publication produite par votre commune ou votre EPCI (et envoyez un exemplaire de chaque bulletin municipal ou intercommunal de votre collectivité aux Archives départementales qui conservent des collections de ces revues).

 

Comment gérer des archives électroniques ?

Les mails, les documents bureautiques, les dossiers conservés dans une GED (système de gestion électronique de documents), les données échangées par téléprocédure ou les bases de données sont aussi des documents d’archives. Leur conservation et leur destruction obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que ceux régissant les archives papier.

 

Ces documents écrits sous forme électronique ont la même valeur probante que les écrits sur support papier s’ils sont conservés dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité, en vertu de l'article 1316-1 du Code civil.

 

Pour assurer la conservation à long terme des données électroniques, il est important d’y réfléchir dès leur conception. Dès la commande d'un logiciel métier ou dès la mise en place d'une procédure électronique, un archivage pérenne des données produites doit être pris en compte, au-delà de la simple sauvegarde.

 

En outre, les archives électroniques  présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement spécifiques : n'hésitez pas à contacter votre archiviste (inter)communal ou les Archives départementales pour étudier précisément les modalités d’archivage (création d'un plan de classement, nommage de fichiers, choix des formats d'archivage ou des champs à extraire et préserver,..).

 

A qui et comment communiquer les archives communales ?

Depuis la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 relative à la liberté d'accès aux documents administratifs, toute personne a le droit d’obtenir communication des documents détenus par une administration dans le cadre de sa mission de service public, quels que soient leur forme ou leur support, dès lors qu'il s'agit de documents achevés (et non de documents préparatoires à une décision qui n'est pas encore prise).

Tout citoyen qui justifie de son identité et en fait la demande précise, peut donc obtenir la communication d'un document ou d'un dossier clairement identifié, sous réserve des délais de communicabilité prévus par l'article L213-2 du Code du patrimoine.

 

Vous trouverez dans cette fiche les principaux délais concernés. Si vous souhaitez approfondir les questions liées à la communication des documents, consultez les fiches thématiques et la base d'avis de la Commission d'accès aux documents administratifs.

 

Des autorisations exceptionnelles de consultation peuvent être accordées par le ministre chargé de la Culture, avec votre accord, lorsqu'un chercheur, un étudiant,… demande à consulter dans le cadre de ses recherches un dossier municipal ou intercommunal encore incommunicable avant l’expiration des délais légaux. Il suffit de lui faire remplir un formulaire de demande de dérogation et de donner votre avis sur la communication de ces documents en tant que "service versant" : n'hésitez pas à demander ce formulaire au format word (modifiable) et tous les conseils pour le remplir aux Archives départementales.

 

La communication des documents administratifs s’exerce," au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration,

- soit par consultation gratuite sur place,

- soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique,

- soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction" (article 4 de la loi du 17 juillet 1978).

 

Les consultations sur place devront être réalisées dans des locaux municipaux (le "prêt à domicile" de documents d'archives est interdit) et sous la surveillance constante d’un agent municipal. Il convient en outre de mettre en place un suivi des communications : un cahier enregistrant le nom du demandeur, la date du jour et la description des dossiers consultés permettra une traçabilité des accès.

 

D'autres questions ?

Vous pouvez consulter le référentiel général de gestion des archives qui fournit une synthèse claire et abordable de la législation touchant à la gestion des archives et donne des orientations concrètes aux décideurs en matière de gouvernance de l'information.

ou contacter les Archives départementales.