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Fonctionnaire

Fonctionnaire, prenez soin de vos archives !

Fonctionnaire du Conseil général, de l'Etat, d'une mairie ou d'un établissement hospitalier, vous produisez des archives publiques : vos notes et rapports, vos courriers papier ou électroniques, vos photographies, vos plans, qu’ils soient stockés sur papier, sur un disque dur, une clé USB ou un serveur sont des archives comme "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" (article L211-1 du Code du Patrimoine).

 

Tout fonctionnaire est responsable des archives qu'il produit dans le cadre de son activité. Mais il n’en est pas propriétaire : il a l’obligation de confier ("verser") au service d'archives compétent les documents présentant un intérêt historique ou de faire valider toute élimination par le directeur des Archives départementales.

Le directeur des Archives départementales exerce au nom du Préfet le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques (défini par les articles L212-10 et R212-49 à R212-56 du Code du Patrimoine). Il veille aux conditions de conservation, de traitement, d'élimination et de communication de ces documents.

En parallèle, l'équipe des Archives départementales vous conseille et peut répondre à toutes vos questions sur le classement de vos dossiers, les tris et éliminations, l'aménagement des locaux, la communication des archives,… N'hésitez pas à la contacter par mail à archives@valdemarne.fr.

Durée de conservation de vos documents

Des tableaux d'archivage à valeur nationale ont été établis par le ministère de la Culture : ces circulaires, classées par thèmes, sont consultables sur le site du Service interministériel des Archives de France.
Si vous ne retrouvez pas vos documents, n'hésitez pas à contacter les Archives départementales.

 

Comment lire un tableau de gestion des archives ?

Un tableau d’archivage est divisé en quatre colonnes :

- 1ère colonne : typologie des documents autrement dit la description des documents produits ou reçus ;

- 2ème colonne : durée d’utilité administrative (DUA) : il s’agit de la durée minimale pendant laquelle le document peut être utile à la gestion administrative courante et doit être conservé dans votre service ;

 - 3ème colonne : sort final : une fois la DUA dépassée, les mesures de conservation (et de versement dans un service d'archives), de tri ou d’élimination peuvent être pratiquées. Le sort final est indiqué sous une forme codée : 

C ou V : versement et conservation définitive aux Archives (donc rédaction d’un bordereau de versement),

E ou D : destruction sans versement aux Archives (donc rédaction d’un bordereau de demande de visa d'élimination),

T : tri, c'est-à-dire destruction d’une partie des dossiers et versement de l’autre aux Archives départementales pour conservation définitive.

- 4ème colonne : observations : cette colonne est destinée à donner des explications sur les documents, sur les procédures administratives dont ils dépendent et sur les modalités de tri à appliquer.

 

Procédure de versement de vos archives

Un "versement" consiste à transférer au service d'archives compétent les documents à conservation définitive et n’ayant plus d’utilité immédiate pour le service qui les a produits.

A qui verser vos archives ?

• fonctionnaire du Conseil général du Val-de-Marne et de ses établissements publics :

les Archives départementales sont votre service d'archives de référence et accueillent vos archives historiques. Vous pouvez consulter l'intranet (onglet "au quotidien", rubrique "archives") ou lire la brochure "Vos archives, qu'en faire pour éviter l'enfer ?" pour retrouver tous nos conseils sur l'archivage et les formulaires en téléchargement direct.

• fonctionnaire de l'Etat dans le Val-de-Marne :

les Archives départementales sont votre service d'archives de référence : nous vous aidons à définir les documents éliminables et accueillons vos archives historiques.

• fonctionnaire d'une mairie ou d'un EPCI :

Chaque collectivité est responsable de la conservation de ses archives (lien vers la partie mairie ). Consultez l'annuaire des services d'archives du Val-de-Marne pour vérifier si votre collectivité dispose d'un service d'archives constitué prêt à accueillir vos archives historiques et à vous conseiller sur les procédures de versement et d'élimination. A défaut, n'hésitez pas à contacter les Archives départementales.

• fonctionnaire d'un établissement public hospitalier (hors AP-HP) :

les établissements hospitaliers sont tenus par l’article 7 du Règlement des archives hospitalières d’assurer la conservation de la totalité de leurs archives "au siège de l’établissement". N'hésitez pas à contacter les Archives départementales pour connaître le nom de votre correspondant archives et pour tout conseil sur l'archivage.

Pour verser vos dossiers aux Archives, suivez les étapes ci-après :

- Classer les dossiers et les conditionner

Avant leur transfert aux Archives, les documents proposés doivent être ordonnés selon le plan de classement du tableau de gestion et conditionnés. Les dossiers de même nature seront expurgés de leurs doubles, brouillons et formulaires vierges, puis regroupés et rangés dans un ordre logique (par exemple chronologique ou alphabétique) dans des boîtes d’archives standard.

Seuls les documents sous forme de registres ou en boîtes d'archives (format recommandé : 10-12 cm ; exceptionnellement 15 cm) seront acceptés. Toute opération nouvelle doit être précédée d’un contact avec le service d'archives communales ou départementales compétent.

-  Remplir et faire valider le bordereau de versement par les Archives

Les boîtes doivent être numérotées de 1 à l’infini, sans bis ni ter ; toute autre indication est inutile.

Les documents proposés doivent être décrits avec précision dans le bordereau de versement : pour chaque boîte, intitulé du dossier et dates extrêmes au minimum. De la qualité de vos indications dépendra la facilité et la rapidité de vos recherches ultérieures. Sa rédaction mérite donc toute votre attention. N’hésitez pas à vous reporter au modèle commenté, téléchargeable dans la rubrique "En savoir plus..." ci-dessus, pour le compléter.

Pour obtenir un formulaire électronique modifiable de bordereau de versement, envoyez un message aux Archives départementales ou à votre service d’Archives compétent.

Un premier essai, portant sur 3 ou 4 boîtes, sera impérativement transmis pour validation par courrier électronique au service d'archives compétent. Si cette obligation n’est pas respectée, les corrections à apporter au bordereau seront à la charge du service versant.

Le bordereau de versement complet et validé sera transmis simultanément sous forme papier en trois exemplaires (signés par le chef de service) et sous forme électronique. Vous recevrez alors un courriel autorisant le versement et vous attribuant un numéro de référence (n° W) à reporter sur chaque boîte à verser.

- Procéder au versement

Prenez contact au préalable avec les Archives pour fixer la date du versement.

Après le transfert et la vérification de conformité du versement, un exemplaire signé du responsable des Archives vous sera retourné : conservez-le précieusement dans votre service car il est la preuve du transfert de responsabilité dans la conservation de vos dossiers. Il vous sera également très utile pour les recherches ultérieures dans les dossiers archivés.

 

Procédure d'élimination

L’élimination est la procédure réglementaire qui consiste à détruire (après tri) des documents dont la conservation n’est plus justifiée et qui ne présentent d’intérêt ni pour l’administration ni pour la recherche historique. Toute destruction d’archives publiques est interdite sans le visa préalable du directeur des Archives départementales qui a délégation du Préfet pour autoriser la destruction de documents publics : l’élimination matérielle de documents est un acte irréversible dont il faut impérativement conserver la trace.
Les documents à éliminer sont définis par les tableaux d'archivage.

 

Vous voulez effectuer des éliminations d’archives, suivez les étapes ci-après :

- Vérifier quels sont les documents éliminables : en vous reportant aux tableaux d’archivage pour vérifier le sort final et la durée d’utilité administrative de vos dossiers ;

- Remplir le bordereau d’élimination en indiquant :

. le type de documents à éliminer,

. les dates extrêmes (année du document le plus vieux et le plus récent)

. le nombre de boîtes ou le métrage.

Le formulaire électronique modifiable vous sera adressé sur simple demande par mail aux Archives départementales. Pour vous aider à le compléter, téléchargez le modèle commenté dans la rubrique "En savoir plus..." ci-dessus.

- Transmettre le bordereau de demande de visa d’élimination sous forme papier en trois exemplaires aux Archives départementales du Val-de-Marne (10 rue des Archives – 94054 CRETEIL CEDEX) pour validation.

- Au retour du document signé par le directeur des Archives départementales, détruire physiquement les archives, par incinération, recyclage ou broyage.

Les archives ne doivent jamais être laissées sur la voie publique ou à portée du public. Elles doivent être détruites de façon confidentielle, en présence d’un agent de l’administration. Si vous faites appel à un prestataire spécialisé, celui-ci doit vous remettre en fin d'opération un certificat de destruction.

 

Gestion des archives électroniques

Les mails, les documents bureautiques, les dossiers conservés dans une GED (gestion électronique de documents), les données échangées par téléprocédure ou les bases de données sont aussi des documents d’archives. Leur conservation et leur destruction obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que ceux régissant les archives papier.

Ces documents écrits sous forme électronique ont la même valeur probante que les écrits sur support papier s’ils sont conservés dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité, en vertu de l'article 1316-1 du Code civil.

Pourtant, ils présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement particulières : n'hésitez pas à contacter les Archives départementales pour étudier précisément les modalités d’archivage (création d'un plan de classement, nommage de fichiers, choix des formats d'archivage ou des champs à extraire et préserver,..).

 

Consultation de vos dossiers archivés

Le service versant reste propriétaire de ses archives et peut à ce titre en demander la consultation après les avoir confiées aux Archives.

Vous voulez consulter un dossier versé aux Archives départementales, suivez les étapes ci-après :

- Vérifier la cote des dossiers que vous souhaitez consulter : en vous reportant aux bordereaux de versement de votre service pour repérer le numéro de versement (n° W) et le numéro de boîte.

- Envoyer une demande par mail en indiquant

. la cote et l’intitulé du dossier demandé,

. les modalités de consultation souhaitées : envoi de copie d’un document isolé précisément identifié, mise à disposition d’un dossier ou d’une boîte pour une consultation dans votre service ou dans notre salle de lecture.

- Après consultation du dossier, retournez-le aux Archives départementales sans retirer ni ajouter de documents.

A noter que vos dossiers sont également susceptibles d'être communiqués à tout citoyen qui en fera la demande, sous réserve des délais de communicabilité prévus par l'article L213-2 du Code du patrimoine et indiqués sur le bordereau de versement.

Cette communication sera dans tous les cas assurée sous la surveillance constante d’un agent des Archives.

Vos documents peuvent aussi, dans certains cas, être communiqués à un chercheur, un étudiant,… avant l’expiration des délais légaux, par dérogation à la loi : vous serez alors invité à donner votre avis sur la communication de ces documents sur le "formulaire de dérogation" présenté par le demandeur.

Tout refus opposé à une demande de communication de documents d’archives doit être motivé car le demandeur peut formuler un recours auprès de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).